¿Cómo ayuda la metodología Scrum a la gestión de proyectos de TI?

Scrum permite realizar entregas del proceso de manera parcial y calendarizada, priorizadas por su importancia en el cumplimiento del proyecto, de manera que se efectúe en tiempo y forma.

Las llamadas “metodologías ágiles” son una serie de técnicas diseñadas para la correcta gestión de los proyectos y la eficiencia operativa dentro de los grupos de trabajo; dichas metodologías cumplen con ciertos estándares y objetivos que permiten aumentar la eficiencia de las personas involucradas en el proyecto, de manera dinámica y coordinada, a la vez que se optimizan los recursos.

Una característica de las metodologías ágiles es su adaptabilidad a tendencias desconocidas o ambientes de incertidumbre, lo que permite ir organizando las actividades de acuerdo a objetivos particulares, y planificarlos dependiendo las necesidades del proyecto y la forma en que va evolucionando.

Una de estas metodologías es SCRUM, Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. El nombre proviene de la comparación entre la forma de trabajo de equipos altamente productivos y multidisciplinares con la colaboración entre los jugadores de Rugby y su formación de Scrum.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

“En términos más simples, Scrum permite realizar entregas del proceso de manera parcial y calendarizada, priorizadas por su importancia en el cumplimiento del proyecto, de manera que se efectúe en tiempo y forma, de la manera más eficiente. Normalmente, Scrum es utilizado en proyectos que necesitan arrojar resultados a corto plazo y en los cuales el entorno sea complejo”, explica Baruch Herrera, consultor senior en Pink Elephant.

Herrera aclara que para implementar efectivamente esta metodología el factor humano juega un factor imprescindible, ya que existen actores estratégicos clave para que pueda funcionar:

El dueño del producto definirá los objetivos y trazará la ruta para llegar a ellos, éste representa la voz del cliente, por lo que define las necesidades del producto.
El Scrum Master garantiza que los miembros del equipo de trabajo puedan realizar sus tareas de una manera adecuada, él es el guía para que los objetivos se resuelvan en tiempo y forma.
El equipo Scrum son quienes tienen contacto directo con el producto o proyecto y de quienes depende el progreso de éste, en cierta medida, son la parte medular de toda la estrategia Scrum, ya que de ellos depende la calidad del producto y la eficiencia del trabajo para conseguir los resultados esperados.
Stakeholders que forman parte del proyecto pero desde una perspectiva más alejada y general, usualmente, son directores de diversas áreas, gerentes comerciales, proveedores y/o supervisores.

Beneficios de Scrum para la gestión de proyectos

Scrum también se podría definir como un conjunto de buenas prácticas dirigidas a la eficiencia del recurso humano y los procesos que desempeñan. En este sentido, Herrera opina que “uno de los beneficios principales de implementar esta metodología es que impulsa y fomenta el trabajo en equipo, así como la interacción entre las áreas involucradas en los proyectos que se realizan. Otro de los beneficios que se generan en la gente es la adopción de un sentido de responsabilidad más amplio, ya que el equipo de trabajo tiene bien definido el rol que desempeña y de qué manera debe llevar a cabo sus tareas para que los otros integrantes del equipo puedan también realizar sus labores”.

El consultor de Pink Elephant agregó que Scrum minimiza los riesgos dentro de los procesos al llevar una supervisión constante y cíclica del desarrollo del proyecto, lo que permite que se corrija el rumbo en caso de ser necesario o que se re-evalúen riesgos futuros que no habían sido contemplados desde un inicio, traduciéndose en mayor productividad, calidad y eficiencia. Al tener un seguimiento constante, los clientes pueden ver el avance entre iteraciones y asegurarse de que el producto final o proyecto, cumpla con las características necesarias, así como con los estándares de calidad que se esperaban.

“Algunos beneficios más generales para la empresa son la flexibilidad, eficacia y rapidez de los procesos, la reducción de los errores y en consecuencia, del gasto en recursos innecesarios. Al hacer uso de Scrum se le brindan las herramientas necesarias a las áreas involucradas en los proyectos para posicionarse como elementos estratégicos en el cumplimiento de objetivos del negocio, además de apoyar directamente a la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa”, concluyó Baruch Herrera.